Arhiv ZOD-a
Arhiv ZOD-a

Arhiv ZOD-a

Arhivsko gradivo Zavoda za obnovu Dubrovnika ( u daljnjem tekstu: Zavod) , bez obzira da li je registrirano ili evidentirano,  od interesa je za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu. Registraturno  gradivo smatra se arhivskim gradivom u nastajanju. Registraturno gradivo Zavoda je cjelokupna dokumentacija koja je nastala u obavljanju djelatnosti Zavoda. Na zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva Zavoda (u daljnjem tekstu: gradivo) primjenjuju se i propisi o zaštiti kulturnih dobara.

Na  pitanja kojima se uređuju uvjeti, način i postupak čuvanja i korištenja gradivom koje se čuva u Zavodu primjenjuje se odredbe Zakona o arhivskom gradivu i arhivima i podzakonski akti, te Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva Zavoda za obnovu Dubrovnika, na koji je dana 8. travnja 2013. ishođena suglasnost Državnog arhiva u Dubrovniku . Pravilnikom Zavoda regulirani su osim poslova obrade, čuvanja i zaštite gradiva i pitanje upravljanja i korištenja gradivom  kao dokumentacijskim i informacijskim resursima graditeljske obnove spomeničke cjeline Dubrovnika.


Ukupna količina  gradiva  koja se čuva u Zavodu iznosi 347 dužinskih metara (stanje u veljači 2017.), od toga je 220 dužinskih metara tehničke dokumentacije.

Tehnička dokumentacija je smještena u dvije odvojene prostorije, a u trećoj je arhiv matrica – planoteka. Financijska dokumentacija smještena je u četvrtoj prostoriji. Sve četiri prostorije zaštićene su suvremenim sustavom za vatrodojavu i gašenje požara plinom FM-200. Tehnička dokumentacija  strukturirana je u sustav sadržajnih jedinica, dosjea objekata i urbanih blokova, te dosjea s raznom stručnom tematikom (ukupno 335 semantičkih paketa).
Digitalne arhitektonske snimke, projekti, fotografije, elektroničke evidencije i ostali digitalni zapisi čuvaju se na više mjesta u ustanovi. U arhivu matrica čuvaju se arhitektonske snimke postojećeg stanja građevina kulturne baštine Dubrovnika i dubrovačkog područja, uglavnom zgrade i blokovi zgrada u povijesnoj jezgri, raspoređene u 175 sadržajnih jedinica, po objektima ili blokovima zgrada. U 50 ladica po mapama pohranjeno je 8527 listova nacrta (stanje u veljači 2017.). Ovdje su također pohranjeni mikrofilmovi (1999. god. mikrofilmski je snimljen veći dio arhitektonskih snimki) kao i izdvojeni konzervatorski elaborati.

KORIŠTENJE GRADIVOM

S obzirom da su Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (i provedbenim propisima) Zavodu kao stvaratelju i imatelju javnog arhivskog ili registraturnog  gradiva propisane određene obveze, osobito u pogledu čuvanja gradiva, na korištenje gradivom  odgovarajuće se primjenjuju odredbe istog zakona.  Korištenje gradivom regulirano je Pravilnikom o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva Zavoda za obnovu Dubrovnika.

Korištenje gradivom koje se nalazi u Zavodu za obnovu Dubrovnika vanjskim korisnicima odobrava se u službene i privatne svrhe.

U pravilu se korisnicima  omogućava neposredan uvid u traženo gradivo i pregled gradiva u prostorijama Zavoda, kao i izdavanje preslika . U iznimnim slučajevima, u znanstvene i opravdane svrhe, uz prethodno odobrenje ravnatelja Zavoda, gradivo se može dati na posudbu tijelima državne uprave te javnim ustanovama , uz obvezu čuvanja te izradu zaštitnog snimka na trošak korisnika.

Radi zaštite javnih interesa, privatnosti, prava i interesa trećih osoba uz zahtjev je potrebno priložiti dokument iz kojeg je vidljiv pravni interes podnositelja zahtjeva.

Korištenje gradivom odobrava se temeljem valjano ispunjenog i na adresu Zavoda  predanog  zahtjeva–zamolbe u privitku, a nakon što podnositelj zahtjeva po ispostavljenom računu Zavoda izvrši  uplatu naknade za usluge.

Zahtjev za izdavanje preslika arhitektonske snimke postojećeg stanja podnosi vlasnik (suvlasnik) nekretnine (što podnositelj dokazuje priloženim zemljišno knjižnim izvatkom ili drugim odgovarajućim dokumentom), a ukoliko podnositelj zahtjeva nije vlasnik potrebno je dostaviti punomoć vlasnika.

Za korištenje gradiva vanjski korisnici plaćaju naknadu i to za:

- uobičajene usluge istraživanja gradiva u manjem opsegu i stručni rad na temelju upita za dostavom podataka iz dokumentacije Zavoda - za svakih započetih pola sata 150 kn,

- izdavanje preslika arhitektonske snimke postojećeg stanja:

- u papirnatom obliku paušal (koji uključuje materijalni trošak postupka i obradu podneska odnosno stručni rad iz al. 1.) do 5 listova formata A3 (odn. A4) ...300 kn, a svaki sljedeći list dodatno 50 kn,
- u digitalnom zapisu (koji uključuje materijalni trošak postupka i obradu podneska odnosno stručni rad iz al. 1.) ... 1.000 kn

- izdavanje preslika iz tehničke dokumentacije u papirnatom obliku – paušal (koji uključuje materijalni trošak postupka i obradu podneska odnosno stručni rad iz al. 1.) do 5 listova formata A3 (odn. A4) ... 300 kn, a svaki sljedeći list dodatno 50 kn.

Troškovi dostave nisu uključeni u naknadu. Naknada za usluge naplaćuje se u pravilu unaprijed, a ako troškove nije moguće unaprijed utvrditi može se naplatiti akontacija predračunskih troškova.
Osnivači Zavoda za obnovu Dubrovnika izuzeti su od obveze plaćanje naknade. Ravnatelj/ica Zavoda može odlučiti o izuzimanju od plaćanja naknade.




ZAHTJEV ZA KORIŠTENJE GRADIVOM ZAVODA

POPIS ARHIVSKOG GRADIVA

PRAVILNIK O ZAŠTITI ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA ZAVODA ZA OBNOVU DUBROVNIKA